Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции. ».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж»

Примерная форма должностной инструкции делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию) (подготовлено экспертами компании “Гарант”)

[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]

[ должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию ]

[ число, месяц, год ]

Должностная инструкция
делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)
[ наименование организации, предприятия и т. п. ]

ГАРАНТ:

См. Справку по теме: “Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления” и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [ заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения ].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

– основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

– структуру предприятия и его подразделений;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

– положением о [ канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении ];

– инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

– настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [ заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения ].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [ Вписать нужное ].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию выполняет:

2.1. Приемку исходящих документов и проверку правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.

2.2. Регистрацию исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих карточек.

2.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.4. Подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).

2.5. Передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.6. Справочную работу по документам.

2.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.

2.8. Отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.9. [ Вписать нужное ].

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [ заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения ] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [ Вписать нужное ].

Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [ Вписать нужное ].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [ наименование, номер и дата документа ].

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)

Для каждого предприятия а в особенности для крупного характерен широкий документооборот. Чтобы работа была надлежащим образом организована, назначается делопроизводитель. Этот сотрудник ответственен за получаемую предприятием корреспонденцию и упорядочивание внутренних документов. Точно определить его обязанности и полномочия поможет должностная инструкция. Образец ее можно скачать в конце статьи.

Общий план инструкции

Начнем с того, что единая должностная инструкция делопроизводителя законодательно не установлена. На предприятии разрабатывается собственный образец.

Далее приведен простой план документа с предписаниями, состоящий из четырех разделов.

1. Общие положения.
2. Перечень должностных обязанностей.
3. Права делопроизводителя.
4. Ответственность.

Для сравнения можно рассмотреть, какие разделы включает развернутая инструкция по делопроизводству.

1. Общие положения.
2. Уровень квалификации.
3. Рабочие обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Показатели эффективности работы.
7. Сотрудничество.

В конце должностной инструкции секретаря делопроизводителя указывается, кто ее разработал. Приводятся данные лица, с которым ее положения были согласованы. В случаях, когда утвержден образец генеральным директором, согласование может быть проведено с ответственным за персонал или руководителем юридического отдела.

В самом низу бланка располагается пометка «С инструкцией ознакомлен», рядом с которой есть пустая строка для подписи делопроизводителя.

Начало инструкции: общие положения

Перед началом самой должностной инструкции секретаря делопроизводителя вводятся данные лица, утвердившего текст документа. Приводятся его ФИО и должность. С левой стороны бланка вписываются сведения об организации, куда принимается делопроизводитель.

Далее по центру идет название документа, дата подготовки и порядковый номер. Итак, первый раздел должностной инструкции делопроизводителя образца на любом предприятии общие положения.

1. Должность делопроизводителя находится в группе технических исполнителей. Принятие на работу и увольнение с должности производится путем издания приказа руководителя по представлению уполномоченного лица.
2. Необходимое образование: полное общее и подготовка по установленной для этой должности программе либо начальное профессиональное. Требований к продолжительности рабочего стажа не предъявляется.
3. Непосредственный начальник делопроизводителя ответственный за канцелярию, руководитель отдела по работе с документами или другой уполномоченный сотрудник.
4. В случае отсутствия работника его обязанности возлагаются на заместителя.
5. При выполнении своих обязанностей специалист ориентируется на настоящие предписания, устав организации, нормативные акты, трудовой распорядок предприятия и приказы руководства.
6. Работник должен быть осведомлен о нормативных актах, содержании Единой государственной системы делопроизводства, нормах охраны труда и правилах трудового распорядка организации.

Важно! При оформлении предписаний по должности делается ссылка на трудовой договор с лицом, для которого предназначен документ.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя в первом разделе содержит обобщенные сведения о требованиях к соискателю и порядке осуществления рабочих обязанностей.

В чем заключаются должностные обязанности

Второй раздел посвящен функциям и должностным обязанностям делопроизводителя.

Как правило, от него ожидается следующее:

• прием и регистрация полученной корреспонденции, а также ее отправка соответствующим структурным подразделениям, пересылка завершенной документации;
• учет движения документов, их распределение и хранение;
• выдача справок по зарегистрированным бланкам.

На вышеперечисленных базовых функциях основывается перечень должностных обязанностей делопроизводителя. От него ожидается формирование из документов дел в соответствии с установленной номенклатурой. По истечении определенного периода он должен передавать документацию в архив.

Помимо выполнения специфических обязанностей, делопроизводителю нужно информировать начальство о возникших несчастных случаях или неблагоприятных ситуациях. Также он вправе требовать от работников канцелярии соблюдения порядка.

Что входит в права делопроизводителя

В рамках должностной инструкции секретаря делопроизводителя наряду с функциями устанавливается перечень прав.

Перечислим, какие действия уполномочен совершать сотрудник.

1. Требовать у непосредственного руководства формирования оптимальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Быть осведомленным обо всех решениях руководства, связанных с его деятельностью.
3. Вносить предложения по улучшению условий труда и представлять их руководству для ознакомления.
4. Владеть всей необходимой документацией и сведениями для выполнения своей работы.
5. Запрашивать у руководства содействие в выполнении должностных обязанностей и реализации гарантированных настоящими предписаниями прав.

Таким образом, должностная инструкция позволяет сотруднику требовать улучшения условий труда и вносить собственные предложения по улучшению организации рабочего процесса.

Ответственность делопроизводителя

Заключительный раздел типовой инструкции ответственность. Она возлагается за следующие действия:

• невыполнение своих должностных обязательств;
• невыполнение распоряжений руководства, затрагивающих сферу делопроизводства;
• совершение противоправных действий;
• причинение материального ущерба;
• разглашение коммерческой тайны;
• предоставление руководству предприятия недостоверной информации.

Должностная инструкция позволяет четко определить перечень обязанностей и сферу полномочий делопроизводителя. В ней указываются реквизиты трудового договора с лицом, для которого готовится документ. В начале прописывают сведения об организации, вводят данные уполномоченного лица, утвердившего инструкцию. В конце сотрудник ставит подпись рядом с отметкой о том, что он был ознакомлен с положениями документа.

Единый образец инструкции не разработан. Далее, по ссылке можно скачать пример бланка.

Примерная должностная инструкция делопроизводителя предприятия

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

Примерная должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением – указать конкретно).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.

1.5. В своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по документационному менеджменту (управлению документами) предприятия.

1.5.3. . (иное – указать конкретно).

1.6. Делопроизводитель должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам документационного менеджмента.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Документационный менеджмент, архивное дело.

1.6.4. Схему документооборота предприятия.

1.6.5. Порядок оформления, хранения, экспертизы ценности управленческих документов.

1.6.6. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.7. Сроки хранения документов, требования к организации их хранения.

1.6.8. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в документационном менеджменте.

1.6.10. Правила и нормы охраны труда.

1.6.11. . (иное – указать конкретно).

1.7. Делопроизводитель должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: . (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Делопроизводитель подчиняется администратору.

1.9. На время отсутствия делопроизводителя его замещает архивариус.

2. Обязанности

2.1. Делопроизводитель обязан:

2.1.1. Выполнять работу по документационному менеджменту на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать, обрабатывать, учитывать и регистрировать входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, направлять ее на рассмотрение директора или соответствующим структурным подразделениям (исполнителям), исполненные документы помещать в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.3. Принимать, учитывать, регистрировать, готовить к отправке и отправлять в назначенные адреса исходящую деловую корреспонденцию, помещать контрольные экземпляры документов в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.4. Вести учет движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражать соответствующие сведения в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам.

2.1.5. Осуществлять систематизацию и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдавать документы (дела) во временное пользование, контролировать их своевременное возвращение в места хранения, обеспечивать сохранность документов (дел) в процессе хранения.

2.1.6. Вести работу по созданию и последующему совершенствованию справочно-поисковой системы по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

2.1.7. Подготавливать к передаче и передавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные базы данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.9. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.11. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документационного менеджмента.

2.1.12. . (иное – указать конкретно).

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий документационного менеджмента предприятия.

3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.4. Требовать от исполнителей (ответственных исполнителей) своевременного возращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.

3.1.5. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.6. . (иное – указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Делопроизводитель осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С администратором – по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.2. С работниками офиса – по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) – по вопросам выполнения требований документационного менеджмента соответствующими подразделениями.

4.2. . (иное – указать конкретно).

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации документационного менеджмента.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний заместителя директора по управлению, решений администратора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию)

Содержание

1 Оформление организационных документов. 3

2 Устав организации. 4

3 Оформление положений. 5

4 Штатное расписание. 7

5 должностная инструкция. 8

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию) 8

Общие положения. 8

Должностные обязанности. 9

Список использованной литературы.. 11

Оформление организационных документов

В состав ОРД входит организационная документация. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка или положение о персонале. Документы определяют правовые правоотношения работника с работодателем, взаимоотношения персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяется их правовой статус, задачи функции, права, обязанности и ответственность.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.

Устав организации

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимый согласно закону для ее государственной регистрации .С момента регистрации организация приобретает право юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав – это сложный и объемный документ. В нем излагают правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданскими лицами, права и обязанности в определенных сферах деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатываются ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закрытого) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерного общества, а именно, Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

‒ общее положение (определяются цели и задачи создаваемой организации);

‒ организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

‒ регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

‒ финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

‒ отчетная и ревизионная деятельность;

‒ порядок ликвидации организации;

Оформление положений

ПОЛОЖЕНИЕ _____________И.О. Фамилия

_________ № ____ (личная подпись)

Место составления ___ ___________ 200__ г.

ТЕКСТ

Должность составителя _______________ И.О. Фамилия

Наименование

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

___ ______________ 200 __ г.

С положением ознакомлен:

Должность ________________ И.О.Фамилия

___ __________ 200 __ г.

______________ ___ ____________ 200 __ г.

Примечание: в установленных ТК РФ случаях (ст. 144, 162 ТК РФ) положения требуют учета мнения представительного органа работников (при его наличии в организации) о чем делается соответствующая отметка на последней странице положения.

Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положение об организации в целом утверждаются с помощью распорядительных документов выше стоящей организации.

Проект положения о подразделении согласовываются с юридическим отделом и представляются на утверждение руководителю предприятия.

Текст положения может составляться по следующим разделам: общее положение, основные задачи и функции, права, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.

Раздел 1 (Общие положения) определяет цель, для которой разработано положение, и перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости.

Раздел 2 (Порядок найма и высвобождения персонала) включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме на работу, о проведении инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, вопросы продвижения персонала по службе, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписывается распорядок трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Раздел 3 (Основные обязанности персонала) Перечисляет круг обязанностей своей специальности, квалификации или должности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4 (Основные обязанности администрации) определяет перечень обязанностей руководства организации, которые должны выполнять в соответствии с действующим законодательством. В число таких обязанностей входит эффективная организация труда персонала, совмещение форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, специалистами и администрацией, инструкции по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т.п.

Раздел 5 (Рабочее время и его использование) оговаривается начало и конец рабочего дня, перерывы для отдыха и питания, определяется график сменности , формы и организации учета и явки на работу, порядок предоставления отпусков и другие рабочие моменты.

Раздел 6 (Поощрения за успешные результаты работы) перечисляются виды поощрений ,которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда и т.д.

Раздел 7 (Ответственность за нарушение трудовой дисциплины) оговаривают меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляют виды трудовой дисциплины порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Штатное расписание

Код
Форма по ОКУД
по ОКПО
наименование организации
Номер документа	Дата составления
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от	“	”	г. №
на период	с	“	”	г.	Штат в количестве	единиц

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб	Надбавки, руб	Всего, руб (гр.5+гр.6+гр.7+ гр.8)	Примечание
наименование	код
Итого
Руководитель кадровой службы
должность	личная подпись	расшифровка подписи
Главный бухгалтер
личная подпись	расшифровка подписи

Штатное расписание – документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведенья о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках в месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Она является эффективным средством управления персонала. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудников, работодателем и сотрудником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделений и отдела управлений персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию)

Общие положения

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

2 На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3 Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора

4 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

4.1 Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2 Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3 Структуру предприятия и его подразделений.

4.4 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5 Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7 Основы организации труда.

4.8 Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9 Законодательство о труде.

4.10 Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11 Правила и нормы охраны труда.

5 Работник должен быть снабжен:

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6 На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

1.2. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.

1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную – исполнителям.

1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.

1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.

1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:

2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, – заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).

2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства – в бюро контроля и исполнителям.

Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

1 Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

2 Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

3 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Ответственность

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:

2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.

Список использованной литературы

Учебник «Делопроизводство» год издания – 2003 М.И. Баскаков

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году

Из статьи вы узнаете:

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2021 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

Вам также будет интересно:

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

1. Раздел 1 – Общие положения.
2. Раздел 2 – Должностные обязанности.
3. Раздел 3 – Права.
4. Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

• отдельного документа;
• приложения к трудовому договору.

Содержание должностной инструкции

Начать следует с названия документа – « Должностная инструкция делопроизводителя ». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, « Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя ».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Общие положения

Также необходимо определить:

• кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
• кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

1. образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
2. опыт практической работы – не требуется.
3. особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Отзывов:		Просмотров:	14992
Голосов:	1	Обновлено:	11.06.2013

Автор документа

число консультаций:	82
отмеченных лучшими:	5
ответов к документам:	52
размещено документов:	927
положительных отзывов:	84
отрицательных отзывов:	6

• E-mail: dogovor-urist@yandex.ru

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы – MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС – не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя – начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата – форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности – по вопросам информационной и экономической безопасности.

“С должностной инструкцией ознакомлен(а)”:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: “__” __________ 20__ г. ________________