Как арендовать офис в вопросах и ответах

Как арендовать офис без юридических проблем

Аренда офисов — больная тема для предпринимателей. Кого-то арендодатель выгоняет без объяснения причин, кто-то снимает помещение в жилом доме с пианистом за стеной, а кому-то администрация закрывает окно рекламным полотном. От каждой проблемы есть юридическая защита. Мы подготовили советы, как не потерять деньги, сохранить место и работать с комфортом.

1. Проверьте арендодателя

Заключайте договор только с уполномоченным лицом. Все остальные бумаги не имеют юридической силы, поэтому ваше право находиться в помещении будет призрачным. Вас выселят в любой момент.

Помещение в аренду сдают три вида лиц: собственники, представители собственников и субарендодатели. У представителей проверьте доверенность, у субарендодателей — согласие арендодателей.

Во всех случаях запросите:

— Оригиналы документов на помещение или заверенные нотариусом копии. Они помогут убедиться, что вы получите именно то помещение, которое хотите. Обычные копии легко подделать, поэтому им лучше не доверять.

— Договор на покупку помещения и свежую выписку из ЕГРН. Они подтвердят право собственности на помещение. Выписку можно заказать на сайте Россреестра, это стоит несколько сотен рублей.

— Выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет узнать, действительно ли перед вами директор организации. Её можно заказать на сайте налоговой, это бесплатно.

Сначала посмотрите документы и пообщайтесь с уполномоченным лицом, и только потом подписывайте договор. Если вокруг вас создают ситуацию спешки и просят заплатить прямо сейчас, а лучше наличкой, возможно, вы столкнулись с мошенниками. Если рассказывают сказку, что документы в сейфе, ключи у директора, а директор на Санторини — тоже. Будьте осторожны и не торопитесь.

2. Найдите в договоре опасные пункты и поговорите о них с арендодателем

Договор аренды — это ваша главная защита в спорах с арендодателем. Попросите проект договора, возьмите тайм-аут на пару дней и внимательно прочитайте каждую строку. Привлеките юриста, если формулировки непонятны и ссылки между пунктами запутанны. Подготовьте ваши предложения по договору и поговорите с арендодателем. Будьте доброжелательны: если требовать и качать права, вам откажут.

На что обратить внимание в договоре — читайте ниже.

Что берёте в аренду

Договор должен точно описывать помещение: адрес, метраж, этаж, расположение, номер помещения. Без этих данных документы подписывать бессмысленно: они не имеют юридической силы и не помогут защитить ваши права — ст. 607 ГК РФ.

При плате за квадратные метры попросите копию кадастрового паспорта помещения. В нём указана точная площадь вашего офиса, поэтому вы не переплатите за лишние метры.

Проследите, что в договоре описано именно то помещение, о котором договорились. Бывают ошибки и намеренные подлоги для увеличения арендной платы.

Что входит в арендную плату

Арендодатели заманивают клиентов и на сайтах указывают цену без учёта коммунальных платежей и дополнительных услуг. Предприниматели видят привлекательное предложение, а об остальных платежах узнают слишком поздно. Не попадайтесь на уловку и учитывайте все платежи при выборе офиса.

Ниже расскажем, за что, возможно, придётся доплачивать.

Коридорный коэффициент — плата за общие помещения. Арендодатель делит её между всеми съемщиками. Способ расчёта для всех один, поэтому вряд ли вам удастся договориться об особенной цене для себя.

Коммунальные услуги — плата за отопление, воду и свет. Лучше оплачивать всё по счётчикам. Это единственный способ понять, что вам выставляют счета не на случайные суммы.

Уборка. При завышенной цене откажитесь от услуги. Пообещайте, что сами будете содержать помещение в чистоте.

Охрана. Выясните, как попасть на работу: заказывать ли ключи для сотрудников, покупать ли пульты для шлагбаума.

Парковка. Узнайте, сколько вам полагается парковочных мест. Лучше всего получить фиксированное место, которое будет принадлежать только вам. Принцип: «кто раньше приехал, тот и припарковался» не удобен. Временами вы будете приезжать на работу и обнаруживать, что всё уже забито машинами.

С какого момента платить за аренду

Плохо, если в договоре указана точная дата первого платежа, и она близко. Например, сейчас 4 апреля, а вы платите с 8 апреля. Возможно, к этому времени вы не заедете в офис, а платить придётся. Лучше пусть в договоре будет фраза: «с момента приёма помещения по акту».

Как часто арендная плата будет расти

Повышать арендную плату чаще раза в год — запрещено. Если в договоре прописаны другие условия, они незаконны по ч. 3 ст. 614 ГК РФ. Предложите избавиться от них.

За что вас выселят

В общем случае у арендодателя есть право расторгнуть договор через суд, если арендатор ухудшает помещение или более двух раз подряд просрочил арендную плату — ст. 619 ГК РФ.

Арендодатели прописывают в договоре условия получше. Обычно они вправе выгнать арендатора без суда и объяснения причин. Вряд ли вы переубедите собственника. Зато можете попросить, чтобы вас предупредили заранее, например, за 2 месяца — и дали вам время найти новое место.

Как съехать досрочно

Пропишите в договоре, в каком случае вы расторгните договор. Упомяните, как это будет происходить: за какое время вы предупредите арендодателя, требуется ли его письменное согласие, вернуть ли вам депозит и в какой срок.

По закону арендатор вправе расторгнуть договор через суд, если помещение стало непригодным, а арендодатель не делает капитальный ремонт — ст. 620 ГК РФ. В реальности это бывает редко.

Можно ли вам менять вид деятельности

Представители бизнес-центров узнают у арендодателей направление бизнеса и прописывают его в договоре. Они следят, чтобы рядом не было двух конкурирующих фирм, и не возникали конфликты. Если решите поменять формат работы, то нарушите договор и, возможно, потеряете помещение — ст. 615 ГК РФ.

Порой предприниматели заранее знают, что займутся другим делом. Если это ваш случай, предупредите арендодателя и попросите убрать пункт из договора.

Кто делает ремонт

По закону капитальный ремонт — обязанность арендодателя, мелкий — арендатора — ст. 616 ГК РФ. В договоре ответственность можно распределить по-другому, например, повесить всё на арендатора. При долгосрочной аренде этот пункт обернётся крупными расходами. Постарайтесь исключить его.

После ремонта в офисе появляются улучшения. Отделимые, например, полки и люстры, принадлежат арендатору. Неотделимые, например, стеклопакеты — арендодателю. В договоре прописывают, как рассчитать компенсацию за них и как согласовать улучшения.

Срок аренды

При аренде помещения на год и больше договор регистрируют в Россреестре. Именно поэтому арендаторам предлагают контракт на 11 месяцев. Когда срок пройдёт, арендодатель проиндексирует цену — он имеет на это право.

По закону вы обладаете преимущественным правом аренды — ст. 621 ГК РФ. Когда срок аренды закончится, арендодатель должен выбрать вас снова. Один из пунктов договора может отменить это право, поэтому проследите, чтобы его не было.

Штрафы

В бизнес-центрах штрафуют за нарушения Правил внутреннего распорядка. Прочитайте и соблюдайте: пишите заявки на работу в вечернее время, вовремя оформляйте электронные пропуска, завозите мебель с чёрного входа. Правила общие, поэтому изменить их под себя не получится.

Специальные условия

Подумайте, в какой обстановке хотите работать. Если цените вид из окна, запретите вешать рекламные полотна на фасаде. Если договорились о стойке ресепшена в коридоре, попросите зафиксировать это в договоре. Сразу позаботьтесь о себе и предотвратите споры.

3. Осмотрите помещение

— Осмотрите пол, стены и потолок. Поищите трещины и следы краски.

— Включите кондиционеры. Проверьте, что они работают, а не глохнут под слоем пыли.

— Подключитесь к вай-фаю и проверьте скорость соединения.

— Посмотрите розетки и подумайте, понадобятся ли удлинители. Представьте, как расположите столы и рассадите сотрудников.

— Познакомьтесь с соседями. Узнайте, чем они занимаются: возможно, организуют праздники или курсы актёрского мастерства, а вам важна тишина. Расспросите про арендодателя.

Обо всех недостатках расскажите представителю арендодателя. Пока все не устранят, не въезжайте в помещение — по закону ответственность будет на вас — ст. 612 ГК РФ. Формальный способ — прописать недостатки в акте и назвать срок устранения.

Пример: арендатор не заявил о недостатках сразу

Фирма сняла офис в бизнес-центре. Помещение осмотрели второпях, подписали акт и заехали. В июне пришла жара. Оказалось, что кондиционеры не работают. Арендатор попросил починить технику, а администрация отказала.

Фирма попросила суд расторгнуть договор. Суд отказал: когда арендатор принимал помещение, он должен был заметить проблему и написать о ней в акте. Раз подписал акт, где сказано, что претензий нет — от суда нечего требовать.

4. Согласуйте ремонт с арендодателем

До подписания договора ничего не ремонтируйте. Вдруг арендодатель по договору не платит за неотделимые улучшения или вообще откажется с вами работать.

После подписания договора и акта о приёме помещения заручитесь согласием арендодателя на ремонт. Важно получить компенсацию за всё, что останется в помещении после вас. Лучше всего — согласовать дизайн-проект, проект перепланировки и смету. Пусть арендодатель ознакомится с ними под подпись. Во всех остальных случаях арендодатель имеет право отказать в компенсации — ст. 623 ГК РФ.

Бывает два случая:

— Расходы на ремонт уменьшают арендную плату.

— Арендодатель платит после прекращения договора.

В любом случае сохраняйте чеки и договоры с подрядчиками.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

P.S. При выезде сдайте помещение по акту

Арендную плату начисляют, пока помещение не сдано по акту — ст. 622 ГК РФ. Выезжать без акта — опасно. Арендодатель потребует деньги через суд — и придётся заплатить. Правило выглядит глупым, потому что вы уже не пользуетесь помещением, но для суда это не важно.

Когда предприниматель переезжает в другой офис, он зовёт арендодателя на приёмку. Если представители собственника куда-то пропали, подготовьте письменное приглашение на осмотр в определённое время и отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если всё равно не пришли, отправьте второе письмо. Потом составьте акт со свидетелями. Эти документы спасут вас, если собственник вздумает пойти в суд и потребует арендную плату.

Пример: арендатор не сдал помещение по акту

Компания просрочила несколько платежей за аренду. Арендодатель устал от обещаний заплатить и отправил ей уведомление о расторжении договора. Заодно пригласил на передачу помещения к определённой дате. Представители компании не пришли, они молча переехали в другое место.

Через некоторое время арендодатель обратился в суд с требованием заплатить аренду за три месяца. В суде директор компании сказал, что не занимал помещение, поэтому и платить не будет. Акт он не подписал, поэтому проиграл дело. Пришлось заплатить 154 215 рубле й.

Статья актуальна на 28.01.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Как правильно выбрать и арендовать офис

Как правильно выбрать и арендовать офис

Bы oткpыли фиpмy. Peгиcтpaция, нaлoгoвaя и пepeгoвopы c бaнкoм пoзaди. Teпepь вaм нyжeн oфиc, чтoбы вecти дeлa, пpинимaть клиeнтoв и oбщaтьcя c пoдpядчикaми. Ceгoдня paccкaзывaeм, кaк opгaнизoвaть «кoмфopтный oфиc в 5 минyтax oт мeтpo, c кoфe и пeчeнькaми».

C чeгo нaчaть

Cнять oфиc мoжнo кaк caмoмy в интepнeтe, тaк и чepeз aгeнтcтвo. Bы бyдeтe oбщaтьcя либo c coбcтвeнникoм пoмeщeния, либo c pиэлтopoм. Пepвoe, c чeм нyжнo oпpeдeлитьcя, этo бюджeт нa apeндy: cкoлькo вы гoтoвы тpaтить нa oфиc eжeмecячнo.

Пoмимo цeны apeнды, cтoит yчecть eщe нecкoлькo вaжныx фaктopoв:

• вaшa дeятeльнocть;
• ycлoвия apeнды;
• yдoбcтвa;
• кoнкypeнция.

Нaчинaть пoиcки и пpocмaтpивaть пoмeщeния cтoит тoгдa, кoгдa вы oпpeдeлилиcь пo вceм кpитepиям. Нижe мы пoдpoбнo paccкaжeм, кaк oпpeдeлитьcя.

Дeятeльнocть

To, кaкиe ycлyги вы пpeдocтaвляeтe, кaк чacтo видитecь c клиeнтaми и кaкиe y вaшeгo бизнeca пoтpeбнocти в пeшexoднoм или aвтoмoбильнoм тpaфикe, нaпpямyю влияeт нa выбop мecтa пoд oфиc. Нaпpимep, клиeнты к вaм нe пpиeзжaют, a coтpyдникoв y вac нeт. Bы cнимaeтe oфиc, чтoбы paздeлить ceмью и paбoтy, нe мeшaть дoмaшним и нe oтвлeкaтьcя. B тaкoм cлyчae вы мoжeтe cнять oфиc в шaгe oт дoмa в любoм paйoнe.

Нa чтo oбpaтить внимaниe:

Pacпoлoжeниe . Дeятeльнocть вaшeй фиpмы влияeт нa тo, гдe выгoднee вceгo paбoтaть.Ecли вы пpeдocтaвляeтe юpидичecкиe ycлyги, лoгичнee cнять oфиc в дeлoвoм квapтaлe, пoближe к кpyпным бaнкaм и бизнec-цeнтpaм. Typиcтичecкoй фиpмe нyжeн пeшexoдный тpaфик. Taкaя кoмпaния мoжeт paзмecтитьcя кaк в цeнтpe, тaк и в cпaльнoм paйoнe, вeдь ee зaдaчa — быть ближe к людям.

Tpaнcпopт и пapкoвкa. Клиeнтaм дoлжнo быть yдoбнo пapкoвaтьcя, a вaшим coтpyдникaм — и пapкoвaтьcя, и дoбpaтьcя дo paбoты oбщecтвeнным тpaнcпopтoм.

Плoщaдь. Пoдyмaйтe, cкoлькo coтpyдникoв вы дoлжны paзмecтить, cкoлькo кaбинeтoв бyдeт. Гдe пocтaвитe нeoбxoдимyю для paбoты тexникy? Бyдeт ли y вac зoнa oжидaния для клиeнтoв? Ecли cплaниpoвaть пoмeщeниe caми вы нe в cилax, oбpaтитecь к дизaйнepy — oн пocчитaeт тoчнyю минимaльнyю плoщaдь пoд вaши зaдaчи.

Tpaфик. Ecли ycпex вaшeгo дeлa зaвиcит oт бoльшoгo пoтoкa людeй или aвтoмoбилeй, cтoит иcкaть мecтo c бoльшoй пpoxoдимocтью. Ecли клиeнты нe зaйдyт к вaм cлyчaйнo, a пpидyт тoлькo пoдпиcaть дoгoвop, мoжнo cнять пoмeщeниe в бoлee cпoкoйнoм мecтe.

Peмoнт. IT-кoмпaниям и дизaйн-бюpo пoнaдoбитcя кpeaтивнoe пpocтpaнcтвo, и тoгдa нeизбeжeн peмoнт. Ecли нeт или к внeшнeмy видy oфиca тpeбoвaния нeвыcoки в вaшeй cфepe, тo мoжнo cнять oфиc c гoтoвым пpocтым peмoнтoм.

Bpeмя paбoты. Ecли вы coбиpaeтecь paбoтaть кpyглocyтoчнo, пoдбиpaйтe бизнec-цeнтpы и oфиcы c cooтвeтcтвyющим дocтyпoм. Ecли вы apeндyeтe oфиc в здaнии, кoтopoe зaкpывaeтcя в 8-9 вeчepa, paбoтaть нoчью вы нe cмoжeтe.

Уcлoвия apeнды

Чacтo низкaя cтoимocть oфиca — этo лoвyшкa. Apeндoдaтeль зaвaлит вac cчeтaми зa yбopкy, кoммyнaльныe ycлyги, oxpaнy, вывoз мycopa, пapкoвкy и бoг знaeт чтo eщe. Чтoбы нe вoзникaлo нeпpиятныx cитyaций, oбcyдитe вce ycлoвия нa бepeгy:

1. Узнaйтe, ктo и кaк oплaчивaeт oбщиe пoмeщeния — кopидopы, фoйe, лayнж-зoнy или мecтo для кypeния. To, чтo вы тoжe дoлжны зa этo плaтить, мoжeт cтaть для вac cюpпpизoм.
2. Утoчнитe, вxoдят ли кoммyнaльныe ycлyги в cтoимocть apeнды. Ecли нeт, cтoит yзнaть, c кaкими pecypcocнaбжaющими кoмпaниями зaключeны дoгoвopы, нyжнo ли cнимaть пoкaзaния cчeтчикoв или этo бyдyт дeлaть пpoвepяющиe.
3. Oбcyдитe c coбcтвeнникoм, ктo и кaк yбиpaeт oфиcы. Ecли pядoм ecть дpyгиe пoмeщeния и иx yжe oбcлyживaeт клинингoвaя кoмпaния, мoжнo зaключить дoгoвop c нeй.
4. Утoчнитe, ктo oплaчивaeт oxpaнy oфиca. Ecть ли в пoмeщeнии «тpeвoжнaя кнoпкa» и видeoнaблюдeниe, кaк paбoтaeт пpoпycкнaя cиcтeмa и ecть ли oнa.
5. Ecли бyдeтe дeлaть peмoнт, oбcyдитe c coбcтвeнникoм apeндныe кaникyлы — тaк вы xopoшo cэкoнoмитe нa apeндe, a coбcтвeнник пoлyчит coвpeмeннoe чиcтoe пoмeщeниe, кoтopoe в бyдyщeм мoжнo cдaвaть выгoднee.
6. Узнaйтe, вxoдят ли в cтoимocть apeнды пapкoвoчныe мecтa и в кaкoм кoличecтвe. Ecли нeт, ecть ли пoблизocти плaтнaя или бecплaтнaя пapкoвкa.
7. «Tиxий peжим». Cнимaя oфиc в жилoм дoмe, вы oбязaны coблюдaть тишинy в oпpeдeлeнныe чacы. Oни мoгyт oтличaтьcя oт peгиoнa к peгиoнy, yзнaйтe зapaнee пpaвилa.

Удoбcтвa

Кoмфopт cклaдывaeтcя из мeлoчeй. Ecли в бизнec-цeнтpe ecть гapдepoбнaя, coбcтвeнный caлoн кpacoты, фитнec-клyб и пoдзeмный пapкинг — этo плюc. Xopoшo, кoгдa дaжe в мaлoэтaжнoм здaнии ecть лифты, в тoм чиcлe гpyзoвыe — yдoбнo зaнocить и вывoзить мeбeль и тexникy.

Baжнo и тo, гдe вы и вaши coтpyдники бyдeтe oбeдaть. B oфиce ecть мини-кyxня? Oтличнo. Pecтopaны нa тeppитopии бизнec-цeнтpa? 3aмeчaтeльнo. Ecли нeт ни тoгo, ни дpyгoгo, ocмoтpитe paйoн — ecли в 5-7 минyтax xoдьбы нe oбнapyжитe ни cтoлoвoй, ни pecтopaнa, этo бyдeт пpoблeмoй. Coтpyдникaм пpидeтcя пpивoзить eдy из дoмa и oтвлeкaть дpyг дpyгa зaпaxaми eды в тeчeниe дня, или yxoдить нa длитeльный oбeдeнный пepepыв, пoтpaтив пoлчaca нa дopoгy дo pecтopaнa.

Пoдyмaйтe тaкжe и o кypильщикax: ecли в caмoм пoмeщeнии нeльзя oбopyдoвaть мecтo для кypeния, тaкoe мecтo дoлжнo быть в здaнии или pядoм c ним.

Taкaя мeлoчь, кaк тyaлeтныe кoмнaты, тoжe чacтo ocтaeтcя бeз внимaния, и coтpyдникaм пpиxoдитcя бeгaть c пятoгo этaжa нa чeтвepтый. Taкoгo быть нe дoлжнo. Tyaлeты дoлжны быть нa кaждoм этaжe и иcпpaвнo paбoтaть.

Кoнкypeнция

Ecли oткpывaeтe aгeнтcтвo пo пpoдaжe aвиa и жeлeзнoдopoжныx билeтoв, вaм ни к чeмy пoмeщeниe в шaгe oт дpyгoгo aгeнтcтвa или тypфиpмы. Кaк пpямыe, тaк и кocвeнныe кoнкypeнты, нaxoдящиecя pядoм, мoгyт пepeтянyть вaшиx клиeнтoв ceбe. Taкжe пpидeтcя пoтpaтитьcя нa нapyжнyю peклaмy и зaмeтнyю вывecкy.

Кaк cнять oфиc

Кoгдa пpидeтe cмoтpeть пoнpaвившийcя oфиc, внимaтeльнo вcмoтpитecь в дoкyмeнты. Coбcтвeнник или apeндoдaтeль oбязaн пoкaзaть вaм:

Opигинaл Cвидeтeльcтвa o гocyдapcтвeннoй peгиcтpaции пpaвa. Этoт дoкyмeнт пoдтвepждaeт, чтo этoт чeлoвeк — влaдeлeц пoмeщeния.

Opигинaл дoгoвopa apeнды, ecли вы cнимaeтe oфиc кaк cyбapeндaтop. B дoгoвope дoлжнo быть yкaзaнo, чтo пoмeщeниe нe зaпpeщeнo cдaвaть.

Кaдacтpoвый и тexничecкий пacпopтa. Дaнныe в кaдacтpoвoм пacпopтe (плoщaдь пoмeщeния и aдpec) дoлжны coвпaдaть c дaнными в cвидeтeльcтвe.

Дoгoвopы c opгaнизaциями, пpeдocтaвляющими ycлyги пo yбopкe, oxpaнe пoмeщeния, тeлeфoнии и интepнeтa. Дoгoвopы дoлжны быть дeйcтвyющими, инaчe иx нyжнo зaключить cнoвa.

Aкт пpиeмa-пepeдaчи пoмeщeния. Пoдпиcывaть этoт aкт нyжнo нeпocpeдcтвeннo зa дeнь или двa дo пepeeздa, и тoлькo пocлe пoдпиcaния дoгoвopa.

Ответы на эти 5 вопросов помогут вам избежать проблем при аренде офиса

На что обратить внимание при выборе офиса, чтобы потом не судиться с арендодателем, — рассказали руководитель и практики строительства и недвижимости REVERA Денис Богданов и юрист Александр Штрикуль.

— К договору аренды недвижимости обычно подходят не так серьезно, как, например, к договору покупки: платежи растянуты во времени и суммы не такие значительные, а «выйти» из сделки на первый взгляд проще. Такая недооценка часто приводит к финансовым потерям для бизнеса. Вот 5 главных вопросов, ответы на которые помогут вам избежать проблем с арендодателем.

Денис Богданов Ассоциированный партнер, руководитель практики строительства и недвижимости REVERA

Александр Штрикуль Юрист практики строительства и недвижимости REVERA

1. Что вы арендуете?

Присмотрев подходящий объект, первым делом запросите информацию о нем. В Беларуси эта информация есть в Едином государственном регистре недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, в России — в Росреесте, в Украине — в Департаменте государственной регистрации и нотариата.

Почему это важно? Через эти ресурсы вы можете проанализировать не только выданное когда-то собственнику свидетельство о регистрации его прав на объект, а актуальную информацию о правообладателе, существующих именно сейчас арестах, запретах, залогах и других обременениях объекта, его актуальных физических характеристиках.

Если не проверить объект, арендатор подвергает себя нескольким рискам.

1. Арендовать объект, который не был зарегистрирован. Чем это плохо? Объект недвижимости (капитальное строение, помещение, машино-место) считается созданным с момента регистрации, и права на него возникают также с даты регистрации. Соответственно, если здание не зарегистрировано, то ни у арендодателя, ни тем более у арендатора прав на него нет, и в конфликтной ситуации будет очень сложно что-то доказать, поскольку договор не будет иметь никакой силы.

2. Если при этом незарегистрированный объект не был введен в эксплуатацию, то использовать его в принципе нельзя. Любая деятельность в таком объекте запрещена и наказывается штрафом.

3. Арендовать помещение, назначение и характеристики которого не подходят под бизнес арендатора.

Для некоторых видов бизнеса целевое назначение помещения и его характеристики критично важны — без этого они не могут выполнить лицензионные и другие специальные требования. Не проверив объект, вы не можете быть на 100% уверены, что арендуете подходящее помещение.

Например, казино должно иметь помещение площадью не менее 250 м 2 и занимать его полностью, а также не должно располагаться в зданиях учреждений образования, санаторно-курортных и оздоровительных и др.

2. У кого вы арендуете?

И здесь вам опять же поможет выписка из вышеперечисленных госучреждений — c ней вы поймете, ведете ли переговоры об аренде именно с собственником, так как это быстрее и безопаснее всего. В целом, есть несколько вариантов, у кого вы можете правомерно арендовать помещение.

1. Аренда у собственника — самый безопасный вариант.

Фото с ссайта perm.rbc.ru

2. Аренда у унитарного предприятия, аренда от имени доверительного управляющего. Ключевым моментом при аренде у предприятия является согласование договора аренды собственником. Право управляющего на передачу недвижимого имущества в аренду должно быть предусмотрено собственником в договоре доверительного управления.

3. Субаренда. По договору субаренды вы можете арендовать у того, кто сам арендовал объект у собственника. При этом право на субаренду должно быть прописано в первоначальном договоре. Если оно не прописано, арендатору нужно письменное согласие владельца здания на то, чтобы «первоначальный» арендатор сдавал освободившиеся у него площади третьему лицу.

При этом важно помнить, что прекращение договора аренды автоматически «ставит крест» на договоре субаренды: в этом случае права субарендатора никак не защищены. Такой способ может быть использован недобросовестным арендодателем для того, чтобы прекратить договор с субарендатором в случае, если такой арендодатель является аффилированной с собственником компанией.

4. Аренда у двух и более собственников. Если объект недвижимости принадлежит нескольким лицам на праве общей долевой собственности, то сдаваться в аренду он может только с согласия всех собственников..

3. Как проверить надежность арендодателя?

Для этого можно обратиться к бесплатным публичным ресурсам госорганов.

В Беларуси:

• Сведения о госрегистрации и текущем статусе организации
• Единый государственный реестр сведений о банкротстве
• Сведения о ликвидации, прекращении деятельности субъектов хозяйствования

В России:

• Сведения о госрегистрации и текущем статусе организации
• Задолженность по уплате налогов, непредставление налоговой отчетности более года
• Сообщения юрлиц о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала и др.
• Сведения о стадиях банкротства юрлиц

В Украине:

• Сведения о госрегистрации и текущем статусе организации
• Данные о том, находится ли компания на учете в налоговых органах и имеет ли налоговый долг на момент проверки
• Сайт для уточнения данных об открытых в отношении потенциального партнера процедурах банкротства

4. Как лучше прописать стоимость аренды в договоре?

Есть 2 наиболее часто встречающихся варианта:

• Указать фиксированную сумму (с НДС или без него) за определенный период аренды
• Указать формулу для расчета. Здесь важно убедиться, что все ее составляющие постоянны и нет переменного коэффициента, который арендодатель вправе менять. Иначе может получиться, что вы ожидали платить 2000 евро в конце месяца, а получили требование на оплату 3000

Что еще стоит обозначить в договоре?

• Как часто и на сколько арендодатель может требовать повышения платы
• Способы и сроки внесения арендной платы
• Пункт о том, что плата каждый раз повышается только по соглашению сторон

Фото с сайта spec.drom.ru

Помните, что ваши расходы как арендатора не будут ограничиваться только лишь арендными платежами. Они часто включают постоянные затраты на коммунальное и эксплуатационное обеспечение объекта; разовые или периодические на переоборудование, ремонт и модернизацию помещений; потери (использование денег во времени) от выполнения обязательств по перечислению обеспечительного платежа.

5. Компенсируют ли ваши вложения в ремонт?

Если вы хотите отремонтировать или переоборудовать помещение под свой бизнес, это нужно заранее письменно согласовать с собственником. Если этого не сделать, то от вас могут потребовать привести помещение в первоначальный вид или отказаться компенсировать ваши вложения в ремонт.

Чтобы понимать, на что можно рассчитывать, надо отличать 2 вида улучшений: отделимые (например, кондиционер, который без вреда для него можно демонтировать и установить в другом помещении) и неотделимые (например, обои, которые невозможно отделить и полноценно повторно использовать).

Чаще всего проблемы возникают с неотделимыми улучшениями. Если в договоре не предусмотрели обратное, при прекращении аренды собственник должен компенсировать арендатору их стоимость. Это вполне логично, ведь его имущество было значительно улучшено за счет другого лица (арендатора).

Однако претендовать на компенсацию арендатор может, только если одновременно соблюдаются 2 условия:

• В договоре нет положения о «невозмещаемости» ремонта
• Такие улучшения согласованы собственником

В качестве резюме

Если подытожить вышесказанное, из нашего опыта — нельзя недооценивать договор аренды, нужно подходить к нему столь же внимательно, как если бы вы покупали помещение, а не просто снимали его. Это поможет избежать ненужных затрат в будущем.

Как арендовать офис: руководство для пользования

Всем известно, что встречают по одежке. Для юридического лица такой «одежкой» является офис. От того, как выглядит ваш офис зависит впечатление, которое компания произведет на клиента и партнеров. Ведь согласитесь, что всегда приятнее вернуться вновь в ту компанию, где вам не только качественно оказали услугу, но и приятно удивил офис. Как же арендовать помещение под офис?

Для начала, участникам, собирающимся регистрировать компанию, необходимо решить несколько задач.

Определить требования, которым должен отвечать офис с учетом специфики бизнеса

От грамотного решения данного вопроса будет зависеть, столкнётся ли компания с проблемой нехватки места или же наоборот сэкономит деньги не взяв в аренду лишнее пространство. При этом следует учесть не только помещения, которые будут предназначаться для сотрудников компании, но и те, в которых будут проводиться переговоры, помещения для хознужд, складские и др.

После этого можно переходить к следующему этапу.

Поиск подходящего помещения

Существуют два способа поиска:

• поиск офиса своими силами;
• поиск офиса с помощью агентства или частного риэлтора.

Для среднего бизнеса более актуален самостоятельный поиск, поскольку зачастую агентства, занимающиеся поиском помещений «выкатывают» немалые комиссионные (чаще всего их размер составляет месячный размер арендной платы).

Следует учесть, что при таком способе поиска вы можете потратить немало времени, хотя никто не застрахован от задержек, когда для поиска привлечено агентство недвижимости или риэлтор. Один мой знакомый предприниматель столкнулся с агентами-мошенниками, которые долго не давали адреса и телефоны потенциальных арендодателей, а потом «попросили» денежное вознаграждение за предоставление данной информации.

Большинство компаний, ориентированных на клиентов предпочитают снимать офисное помещение в центральных частях города. Но стоит учесть, что аренда такого офиса обойдется арендатору в «копеечку». Да и с парковками в центре всегда сложно. И здесь придется все заранее продумать, иначе есть риск того, что клиент, обратившийся в вашу компанию и испытавший трудности при парковке, в следующий раз может и вовсе не приехать к вам в офис. С другой стороны — офис в центре города, это престижно.

В условиях современной жизни, у многих предпринимателей может отсутствовать необходимость в аренде отдельного офисного помещение. В связи с этим существует возможность арендовать не офис, а отдельное рабочее место. При использовании данной системы на постоянной основе арендатор платит сумму, зависящую от перечня предлагаемых арендодателем возможностей (например, будь это стул и стол, оргтехника, доступ к интернету, услуги секретаря, курьера и др.).

«Классы» офисов

На территории РФ законодательно не утверждено такое понятие, как «класс офиса». Но все мы знаем, что такими терминами пользуются профессиональные риэлторы.

Помещения делят на:

• «А класс»;
• «В класс»;
• «С класс».

Офисы класса А — помещения в удобнорасположенных офисных зданиях с высококачественным ремонтом. Как правило их арендуют крупные компании с «именами».

Офисы класса В — уступают помещениям А класса по арендной плате, но порой, не уступают в качестве отделки офисов и удобству расположения.

Офисы класса С — порой под офисные помещения такого типа используют реконструированные здания. Чаще всего их арендуют компании, которые не хотят серьезно тратиться на арендную плату в связи с тем, что не планируют встречи с клиентами в офисе.

При аренде помещения в офисах любого из вышеперечисленных классов следует обратить внимание на:

• Наличие лифта (если здание выше 3 этажей);
• Систему пожаротушения;
• Вентиляцию;
• Исправность электричества;
• Ну, и как уже говорилось выше, немаловажно наличие достаточного количества парковочных мест.

Покупка юридического адреса

Многие предприниматели считают необязательным арендовать помещение под офис, ограничиваясь покупкой юридического адреса, по которому представляется возможным связаться с компанией. Следует заметить, что юридический адрес необходим прежде всего для того, чтобы вашу компанию зарегистрировали в налоговом органе. Данный способ особенно актуален для организаций, деятельность которых не связанна с частыми встречами с контрагентами. При этом, крайне важно помнить о таком аспекте, как заключение договора на предоставление почтового обслуживания. При данных условиях заключение этого договора оградит вас от нежелательных последствий, а именно — от неполучения корреспонденции. Поскольку ответственность за невозможность связаться с компанией полностью ложится на плечи вышеупомянутой.

Заключение договора

После того, как вы выбрали понравившейся вам офис, который отвечает всем необходимым требованиям, следует заключить договор аренды.

Обращаю внимание на нюансы, на которое необходимо заострить внимание при заключении договора аренды:

• предмет договора аренды (точный адрес по которому расположен офис, его площадь и другие его существенные характеристики);
• срок договора аренды. Напомню, что договор аренды нежилого помещения, заключенный на срок более 11 месяцев подлежит государственной регистрации (вообще законом установлен иной предельный срок — более одного года, но фактически от использования срока равного, например, 364 дня те, кто не хотят регистрировать договор аренды, отказались из практических соображений и указывают срок аренды равным 11 месяцам);
• размер арендной платы (может быть обозначен точной цифрой за все помещения или за единицу площади);
• размер обеспечительного платежа (депозита) и условия его возврата (конечно, если он предусмотрен договором);
• возможность/невозможность повышения арендной платы в одностороннем порядке;
• условия досрочного расторжения договора, если договор заключен на определенный срок;
• порядок и условия прима-передачи помещения в аренду;
• время работы офиса (часы, когда арендаторам предоставляется доступ в офис);
• возможность использования адреса арендуемого офиса в качестве адреса юрлица (к сожалению, не все арендодатели разрешают регистрировать арендаторам свои фирмы по адресу их фактического офиса. В этом случае арендаторам приходится не только арендовать офисное помещение, но и дополнительно приобретать услугу покупки юрадреса).

В заключении хочется сказать о том, что каждая компания вправе решить для себя, что для неё выгоднее: арендовать, а быть может и купить собственный офис, или ограничиться покупкой юридического адреса.

Как арендовать офис в вопросах и ответах

Как выгодно и практично взять офис в аренду? Этим вопросом чаще всего задаются руководители различных предприятий или фирм. И если дать на него правильный ответ, то расходы предприятия и правильность дальнейших вложений будут максимально эффективными.

Аренда коммерческой недвижимости – это не так просто, как если бы речь шла о жилом доме или квартире. Здесь необходим особый подход, знания, исследование деталей и нюансов, опыт, а также умение объективно оценивать все возможные риски и финансовые растраты.

Как увидеть выгодность аренды офиса?

Есть ли какие-то основные критерии, благодаря которым можно дать объективную оценку предполагаемому арендованному офису? Среди таких критериев:

• Рентабельность условий договора;
• Размеры сроков аренды офисного помещения;
• Комфорт и удобство арендованного офиса для работников предприятия и посетителей;
• Максимальное удобство помещения для арендатора и соответствие своему целевому предназначению;
• Возможность аренды офиса со всеми необходимыми документами.

С чего начинается аренда офиса?

Перед тем, как договор об аренде офиса будет подписан, важно чтобы все требования, которые арендатор предъявляет в помещению были соблюдены и выполнены. И самый главный критерий – площадь офиса. Среди остальных требований – его местонахождение и коммуникации.

Какая аренда выгоднее – самостоятельно или через посредника?

Хотя взять офис в аренду дешевле самому, но в этом случае увеличивается вероятность риска. К тому же составление всех необходимых документов, договоров и решение прочих вопросов, требую определенных знаний, времени и опыта, а также понимания ситуации на рынке недвижимости. Прибегая к помощи настоящих профессионалов в вопросах аренды, вы сможете значительно сэкономить время. Либо найти сдаваемый офис самостоятельно, например на найтиофис.онлайн, и сэкономить на комиссии.

Какая аренда офиса лучше: с адресом или без него?

Если фирме или предприятию необходим юридический адрес, то аренда офиса с ним – это одно из требований.

Но если компания постоянно меняет свои координаты и местоположение, то стоит учесть – юридическим адресом предприятия не обязательно может и должен быть адрес арендуемого офиса.

Предприятие или фирма могут быть зарегистрированы по адресу одного из руководителей или юридический адрес можно просто купить. Причем сам офис может быть зарегистрирован как коммерческое или жилое помещение.

Но если предприятие отсутствует по указанному юридическому адресу, то у государства есть множество оснований и причин для того, чтобы прекратить его деятельность и обвинят в мошеннических действиях его руководителей, что для последних чревато серьезными штрафами.

Еще одна возможность аренды офиса – арендовать его с юридической пропиской. Эту услугу обычно предоставляют за дополнительную плату, хотя сам договор о такой аренде практически не отличается от обычного. Как и в любом другом договоре, в нем указываются права и обязанности сторон, срок аренды, стоимость аренды, оплата коммунальных услуг, права собственности и прочие условия аренды.

Сколько стоит аренда офиса?

Самая выгодная и рентабельная аренда офиса – когда ее стоимость составляет от 10 до 15% общей прибыли компании. Хотя в реальной жизни это соотношение часто связано с видом бизнеса и известностью компании.

К примеру, туристическим агентствам необходимо местоположение офиса с большой проходимостью людей, а это будет стоить уже дороже. А для химчистки важны требования в виде пожарной сигнализации, хорошей канализации и исправного водопровода.

А вот бизнес по созданию сайтов может вообще не потребовать аренды офиса, ведь все рабочие моменты можно решать прямо дома, а встречи с заказчиками проводить в кафе или ресторане. Все, что необходимо для работы – это скоростной интернет и телефон.

Общая стоимость аренды офиса целиком и полностью зависит от класса и типа помещения и его расположения. Например, аренда офиса в Кировском районе для бизнес центров разных классов будет сильно отличаться. Площадь коммерческого помещения в центре города будет стоить гораздо дороже, чем такая же площадь на окраине. А порой стоимость аренды зависит от количества населения в данной местности.

Как сэкономить на аренде?

Когда нет денег на аренду офисного помещения, можно обойтись арендой нескольких квадратов в одном из бизнес-центров. Стоимость аренды будет дешевле, а помещение будет оборудовано интернетом, факсом и офисной техникой, а также специальным местом для приема посетителей.

Когда целесообразно арендовать офис?

Практика показывает, что у современных бизнесменов пропадает интерес к аренде офисных помещений, потому что ее стоимость – это один из основных видов расходов предприятия. Как определиться, нужно арендовать офис или нет?

Ответ довольно прост. Взвесив все «за» и «против», необходимо выбрать наилучший вариант. В числе минусов стоит отметить высокую стоимость аренды, трату времени на поездки и не всегда комфортную для работы атмосферу.

Можно ли вести бизнес без офиса?

Если вы ведете бизнес на дому, то офис вам просто ни к чему. Чаще всего такие виды бизнеса связаны с дизайном, преподаванием, программированием, рукоделием и другими сферами.

Если ответить на вопрос, необходим ли вам офис тяжело, то задумайтесь, для чего именно вам нужна коммерческая площадь. Главной и разумной причиной аренды должно быть размещение сотрудников и руководителей офиса. А еще одна причина – это регистрация компании по адресу офиса. Если и первый, и второй моменты можно решить в домашних условиях, то необходимости в аренде офиса просто нет.

Офис или квартира – что лучше?

Для того, чтобы переоборудовать жилую квартиру в офис, потребуется вложить немало средств и сил. Это касается квартир, распложенных на любых этажах многоэтажных домов. Если на первом этаже расположены нежилые помещения, то сделать таковыми помещения второго этажа тоже возможно. Если же вы являетесь собственником жилья, то никаких разрешений на переоформление недвижимости вам не нужно, при условии, что деятельность офиса не будет мешать соседям и нарушать привычный распорядок их жизни.

Если все же принято решение о переоформлении квартиры в офисное помещение, то среди многочисленных документов, которые необходимо собрать, должны быть:

• Техпаспорт на жилую недвижимость;
• Документы о праве собственности;
• Паспорт и идентификационный номер владельца недвижимости;
• Соглашение соседей о переоборудовании квартиры в офисное помещение;
• Справка о том, что на данной площади нет зарегистрированных жильцов;
• Фотография фасада дома.

С таким пакетом документов и заявлением о переводе квартиры из жилого в нежилой фонды, необходимо обратиться вначале в местное управление ЖКХ, а затем получить согласие на этот шаг местной администрации. Завершается этот этап оплатой всех необходимых взносов.

После этого, собранный пакет документов, счета об оплате и другие справки должны быть переданы городским властям, которые примут законное решение о признании данного помещения нежилым. Затем БТИ зарегистрирует данный факт и право собственности и выдаст собственнику соответствующий документ.

Как снять офис

Чтобы со дна не постучали

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Как выбрать помещение

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

• в районе станции метро «Смоленская»;
• не дольше 15 минут пешком до метро;
• минимум 3 парковочных места;
• собственный туалет;
• не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
• охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

• парковка для велосипедов;
• несколько кафе в пешей доступности;
• не первый и не последний этажи;
• кирпичное здание с высокими потолками;
• можно покрасить стены;
• отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Побег из промзоны

Александра шьет одежду в Санкт-Петербурге. У нее было производство в самом центре города. Там же располагался офис и магазин.

Александра решила сэкономить на аренде и нашла новое помещение под производство — на окраине. Посчитала, что после переезда ежемесячно будет экономить более 100 тысяч рублей на аренде. Через две недели в новом производстве сделали ремонт своими силами и начали работу.

Спустя несколько месяцев у Александры начали увольняться сотрудники. Оказалось, что им нравилось работать в центре: ходить на обед в хорошие кафе, устраивать в офисе вечеринки. А после переезда они тратили лишний час на дорогу и сидели в скучной промзоне. Новые сотрудники на производство приходили неохотно.

Сейчас Александра планирует вернуться, но помещение под производство придется снимать дороже. Вместо экономии на аренде придется переплачивать.

Как найти новый офис

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы. Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ , или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников. Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США : посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Просмотр помещения

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера. На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке. Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Сухой закон в офисе

У Андрея бренд мужской одежды. Он искал помещение под мастерскую и магазин. Нашел вариант на бывшем заводе, который превратили в творческий кластер.

На просмотре Андрей влюбился в помещение, арендодатель выглядел милым и был одет как надо: во всё черное. Но Андрей не поленился и позвонил ребятам из соседних помещений.

Оказалось, что арендодатель — не модник, а религиозный человек и борется с грехом среди арендаторов: запрещает оставаться в офисе после семи, не дает слушать музыку. Последний месяц арендодатель начал устраивать облавы и обыски — ищут алкоголь и наркотики. Все будущие соседи Андрея признались, что сами ищут новые помещения. Андрей так и не перезвонил арендодателю.

Уточните детали

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику. Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить. Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС .

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Не факт, что арендодатель согласится убрать коридорный коэффициент или откажется от платежа за уборку. Но вы не узнаете, пока не спросите. Посредники из «Биз-цен» утверждают, что обычно удается снизить стоимость аренды на 5—10%. Это десятки тысяч рублей экономии в год.

Договор и документы

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
4. Копии учредительных документов ( ИНН , ОГРН , КПП ).
5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме. В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный. Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

Договор. Не подписывайте договор сразу, как только увидите его. Лучше всего взять паузу на день и забрать договор с собой. Внимательно прочитайте его, строчка за строчкой. Если сомневаетесь в чём-то — идите к юристу. Если не понимаете, что значит какой-то пункт, — идите к юристу. Обращайте внимание на фразы со словами «в одностороннем порядке» или «безусловно». Например:

Сначала читать, потом подписывать

• «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
• «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Ничего не делайте до договора

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Как арендовать помещение под офис: нюансы и правила.

Как арендовать помещение под офис?

1. Правильно спланировать развитие компании и оценить, какой офис Вам требуется.
2. Найти подходящее помещение.
3. Юридически грамотно заключить договор аренды.

Как арендовать помещение под офис: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Подготовка и планирование

До начала поиска помещения под офис важно понять, какая площадь нужна Вашей компании и на какой срок. Говоря конкретнее, нужно уже сегодня планировать развитие компании, чтобы понять, какой офис понадобится Вам через год или два. Правильная оценка перспектив позволяет, во-первых, исключить возможность того, что компания неожиданно столкнется с нехваткой площади, а во-вторых, сэкономить. Если Вы уже сегодня знаете, что с 1 января Вам понадобится офис определенного класса и определенной площади, Вы сможете не спеша рассмотреть различные варианты и подобрать помещение по лучшей цене. При определении размеров будущего офиса важно учесть не только рабочие, но и общие площади: переговорные, серверные, хозяйственные помещения, склады и т. д.

Подбор и аренда типа помещения под офис. Обращаясь в агентство недвижимости, Вы наверняка столкнетесь с вопросом: офис какого класса Вас интересует — A, B или C? Поэтому важно иметь представление о принципах классификации офисных помещений.

Офисы класса A — помещения в новых офисных центрах с хорошим расположением, оптимальной планировкой, высоким качеством отделки и инженерных систем. Иногда класс A делят на классы A1, A2 и A3.

Офисы класса B — это помещения (как правило, в бизнес-центрах) со ставками аренды более низкого ценового диапазона. Уступают офисам класса A по качеству помещений или удобству расположения.

Офисы класса C — офисы в реконструированных зданиях, обычно советского периода (бывшие НИИ, заводоуправления и т. д.).

Офисы класса А, как правило, используют крупные корпорации. Средним компаниям вполне подойдет офис класса B. Обычно это помещения после капитального ремонта с качественной недорогой отделкой и умеренным набором предоставляемых услуг. Здания, где они располагаются, оснащены пожарной и охранной сигнализацией, стеклопакетами, имеют качественные лифты, систему принудительной вентиляции и кондиционирования воздуха.

Если у предприятия нет возможности или желания производить серьезные затраты на аренду офиса, то лучше обратить внимание на класс С. При аренде такого офиса важно проверить наличие лифта (если здание насчитывает более трех этажей), удостовериться в исправности электрической сети и инженерных коммуникаций. Не поддавайтесь на внешний лоск и свежевыкрашенный фасад: очень часто с помощью качественного ремонта маскируют недостатки старого здания. Как правило, такие помещения имеют деревянные окна, посредственную вентиляцию и «заводское» кондиционирование.

КОММЕНТАРИЙ НАШЕГО ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ЗАКИРОВОЙ Э.Р.: В России термины «класс A», «класс B», «класс C» законодательно не утверждены, поэтому четких критериев разделения офисов на классы нет. Однако эти термины широко используются в речи профессионалов риелторов. Один известный уфимский банк арендует офис в помещении министерства. Попадают туда, внимательно изучив инструкцию: зайти в такой-то вход, по правой лестнице подняться на третий этаж, там найти лифт, подняться на седьмой этаж, после чего по левой лестнице спуститься еще на этаж, повернуть налево и т. д. Нужно не один раз побывать в банке, чтобы запомнить, как его найти. Далеко не каждому клиенту это понравится. По своему опыту замечу, самый выгодный тип помещений — пустующие площади бывших заводов, складов, различного вида производственные площадки. Взяв в аренду часть такой площади, Вы быстро сделаете нужный ремонт и приступите к работе.

Выбор места. Большинство клиентоориентированных компаний стремятся арендовать офис в центральных районах города. Но здесь самые высокие арендные ставки. Кроме того, в центре многих крупных городов проблемы с парковкой. Если Ваш клиент не может долго припарковаться, то в следующий раз он тщательно подумает, стоит ли к Вам ехать.

Этап 2. Поиск помещения

По сути, существует всего два способа поиска помещений, сдаваемых в аренду, — через профессиональных риелторов (агентства недвижимости) или напрямую, минуя посредников. Крупные компании обычно ориентируются на известные на рынке агентства недвижимости. Однако риелторские фирмы, названия которых на слуху, берут немалые комиссионные (обычно в размере арендной платы за один месяц). Поэтому средний бизнес и небольшие предприятия зачастую пытаются выйти на арендодателя напрямую — с помощью объявлений в специализированных газетах или через старые связи (могут использоваться как деловые контакты, так и личные).

КОММЕНТАРИЙ НАШЕГО ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ЗАКИРОВОЙ Э.Р.: Наивно думать, что, открыв газету, Вы тут же найдете отличные предложения по аренде, и непосредственно от собственников. Такие предложения попадают в газету, если:

• помещение не востребовано;
• условия аренды (цена, в первую очередь) не удовлетворяют рядового арендатора;
• здание неудачно расположено (потребуются транспортные расходы, нет подъездных путей, остановок общественного транспорта и т. д.). Все остальные варианты, которые Вы увидите в газете, будут от посредников.

Хорошие помещения, подходящие под офис, сдаются в течение трех дней, а то и заранее — до съезда предыдущего арендатора. У любого агента-профессионала есть круг постоянных клиентов, которые получают информацию о ликвидных предложениях первыми.

При самостоятельном поиске подходящего помещения нужно быть готовым к тому, что Вы потратите немало времени, а юристу Вашей компании придется более тщательно проверить все документы при заключении договора аренды
Важные детали договора аренды

1. Арендная плата. Лучше указать в договоре фиксированный размер арендной платы, чтобы обезопасить себя от необоснованного повышения цен.
2. Оговорки на случай досрочного расторжения договора. Важно обратить на них внимание, чтобы арендодатель не мог выселить Вашу компанию в любой момент (см. также ст. 619, 620 ГК РФ).
3. Право доступа сотрудников в офис. В договоре или приложении к нему важно оговорить, в какое время Ваши сотрудники имеют право посещать офис и при каких условиях могут работать там сверхурочно.
4. Условия возврата помещений. Часто в договоре указывается, что арендатор обязан вернуть помещение в том же состоянии, в каком он его получил. Чтобы не пришлось делать за свой счет ремонт, лучше в договоре прописать оговорку «за исключением естественного износа».
5. Условия возврата депозита. Если договор аренды предполагает внесение депозита, необходимо оговорить условия его возврата.

КОММЕНТАРИЙ НАШЕГО ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ЗАКИРОВОЙ Э.Р.:

Многие предприятия присылают в риелторские фирмы заявки с нереальными требованиями. И хотя руководитель компании может думать, что по его запросу подыскивают помещение, в действительности с такими заявками просто никто не работает. Если в течение 2-3 дней после обращения в агентство с Вами никто не связался, можете считать (с большой долей вероятности), что о Вашей заявке уже забыли. Узнайте, кто отвечает за Вашу заявку. В хороших агентствах заявке присваивается номер, назначается исполнитель, Лучше всего познакомиться с кем-то из агентов и регулярно ему звонить, спрашивая о поступивших предложениях. Когда клиент часто звонит, агент чувствует заинтересованность в результате и переключается на работу только с этим клиентом. Следует учитывать, что посредник получает процент от сделки: чем больше сумма сделки — тем больше его доход. Следовательно, очень часто первоначально указанная арендная плата несколько завышена. От умения сотрудников Вашей фирмы вести переговоры и отстаивать Ваши интересы зависит ее снижение. (По нашему опыту, можно достичь экономии до 50% от названной вначале цены.) При оценке предлагаемых помещений поинтересуйтесь наличием телефонных линий, возможностей для подключения Интернета, охраняемой автостоянки, служб уборки помещений и прилегающих территорий, состоянием различных коммуникаций. Очень важно окружение. Если у фирмы рядом с Вами не на высоте деловая культура (постоянно слышны шум, крики, на прилегающей территории хаотичные перемещения или разборки) — такое соседство может испортить даже идеальный офис в престижном районе. Разумно будет послать сотрудника Вашей фирмы для осмотра помещения и прилегающей местности. В нашей практике был случай, когда безупречное по описанию помещение оказалось наспех отреставрированным после пожара.

Основываясь на собственном опыте, я бы рекомендовала при осмотре помещений для офиса обращать внимание на некоторые детали, а именно: проверьте вентиляцию, поговорите с соседями, проверьте связь телефонной/мобильной линии.

Этап 3. Юридическая проверка и заключение договора

На этапе проверки юридической чистоты помещения необходимо быть особенно внимательным: опечатка или небрежное оформление договора и сопроводительных документов может обернуться значительными потерями. Задача руководителя при самостоятельном выборе помещения — нанять надежного профессионала юриста для тщательного анализа всей документации. Как правило, крупные агентства недвижимости полностью берут оформление на себя, однако нелишне и здесь руководствоваться принципом «доверяй, но проверяй».

КОММЕНТАРИЙ НАШЕГО ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ЗАКИРОВОЙ Э.Р.: Как арендовать помещение под офис: нюансы и правила?

1. Проверьте профиль объекта. Построенные частными инвесторами здания имеют, как правило, статус многопрофильных, и проблем с ними обычно не возникает. Когда же речь идет о зданиях, находившихся раньше в муниципальной собственности, необходимо проверить такую характеристику, как профиль объекта. В приватизационных документах часто оговаривается, что помещение следует использовать только как магазин (офис, производство и т. п.). Если в здании должен размещаться продуктовый магазин или предприятие бытовых услуг — это самая неудачная ситуация. Вы рискуете ввязаться в конфликт с органами местной исполнительной власти и получить претензии, что Ваш офис лишил жильцов района возможности ходить в ранее располагавшийся в этом помещении магазин (или возможности воспользоваться бытовыми услугами). На этом основании сделка может быть расторгнута, правда, для этого местной власти придется обращаться с иском в суд.

На сегодняшний день не все собственники сами знают профиль своих помещений, уже несколько раз поменявших владельцев после приватизации. Однако профиль должен сохраняться в каждом новом договоре купли-продажи, иначе не исключено признание в судебном поряд ке такого договора недействительным. От подобных проблем обычно страхуются, прописав в договоре фразу: «Собственник гарантирует, что данное помещение может использоваться по профилю офиса».

2. Уточните все условия аренды. Многие бизнес-центры сверх арендной платы взимают деньги за уборку, охрану, обслуживание коммуникаций, лифтов и т. д. Поэтому нужно сразу узнать у арендодателя, какие еще услуги придется оплачивать после заключения договора аренды.

3. Учитывайте НДС. Если Ваша компания работает по упрощенной системе налогообложения или перешла на уплату ЕНВД и не является плательщиком НДС, для Вас важен только абсолютный размер арендной платы, которую придется перечислять арендодателю.

Если Ваша компания использует обычный режим налогообложения и, следовательно, является плательщиком НДС, нужно также учитывать, как платит налоги арендодатель. Если арендодатель находится на обычном режиме налогообложения, в состав арендной платы будет входить налог на добавленную стоимость, который Ваша компания сможет принять к вычету из бюджета. Если арендодатель — физическое лицо (или если он использует упрощенную схему налогообложения), то Ваши издержки будут равны размеру арендной платы. Поручите Вашему бухгалтеру или финансисту проанализировать всеналоговые и финансовые обязательства предлагаемого договора.

4. Зарегистрируйте договор. Договоры аренды, заключенные на срок свыше одного года, под- лежат обязательной регистрации. Следовательно, Вам придется либо заключать договор на 11 месяцев, либо регистрировать его. Если Вы заключаете договор из года в год с одной и той же фирмой (каждый раз сроком до года и на аренду одних и тех же площадей), то налоговая инспекция может трактовать его как долгосрочный. В таком случае налоговики имеют право обратиться в суд с требованием признать договор незаконным. В высококлассных бизнесцентрах все долгосрочные договоры регистрируются.

5. Внимательно проверьте документы. Чтобы заключить договор аренды, Ваш юрист должен подготовить следующие документы:

1. Свидетельство о регистрации фирмы (о присвоении ОГРН — Основного государственного регистрационного номера).
2. Свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц).
3. Выписка из ЕГРЮЛ.
4. Сведения о расчетном счете в банке, юридическом адресе предприятия.
5. Свидетельство о присвоении ИНН и КПП.

Решение участника (акционера) фирмы или протокол собрания участников (акционеров) фирмы (когда их несколько) о назначении Генерального Директора (именно решение или протокол, а не приказ; предоставление приказа вместо протокола или решения — распространенная ошибка). Арендодатель кроме тех же (перечисленных выше) документов готовит еще два:

1. Свидетельство о праве собственности на здание.
2. Справка БТИ.

Свидетельства о праве собственности может не быть (если арендодатель не является собственником). В этом случае у него должен быть договор аренды с собственником, и помещение будет сдаваться уже в субаренду.

6. Дружите с арендодателем. Всегда очень важно иметь хорошие отношения с управляющим, дружить с арендодателем. Тогда все конфликты можно решить за чашкой кофе. Это вопрос деловой культуры, ведь арендодатель и арендатор — партнеры по бизнесу.